Waterschap Rijn en IJssel zorgt met 550 medewerkers voor veilig en schoon water in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Met SelfGuide biedt de organisatie gebruiksvriendelijke ondersteuning voor de digitale werkplek aan medewerkers, waarbij beheerders van de ondersteuning tegelijkertijd veel tijdwinst boeken bij het maken en onderhouden ervan.
Waterschap Rijn en IJssel zorgt met 550 medewerkers voor veilig en schoon water in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. De organisatie biedt met SelfGuide gebruiksvriendelijke ondersteuning voor de digitale werkplek aan medewerkers, waarbij beheerders van de ondersteuning tegelijkertijd veel tijdwinst boeken bij het maken en onderhouden ervan.
Waterschap Rijn en IJssel werkt al meerdere jaren samen met IT-opleider ExplainiT. Als SelfGuide-partner bood ExplainiT de mogelijkheid aan Waterschap Rijn en IJssel om medewerkers, naast klassikale trainingen, te ondersteunen op de werkplek middels SelfGuide. Nick Verwaaij, Trainer en Opleider Digitale Werkplek bij Waterschap Rijn en IJssel, legt uit hoe SelfGuide aansloot bij behoeften naast trainingen:
“Wij willen collega’s optimaal ‘meenemen’ in en begeleiden bij veranderingen. Daarvoor zochten we een oplossing voor gebruikersondersteuning op de werkplek die wél gebruikt zou worden. De oplossing diende laagdrempelig en centraal beschikbaar te zijn.”
Een grote behoefte vanuit de organisatie was om korte en gebruiksvriendelijke instructies te hebben om medewerkers snel verder te helpen in hun werk. In de ogen van Waterschap Rijn en IJssel was dat het belangrijkste voordeel ten opzichte van een complete e-learning oplossing, waarvoor (te) veel tijd benodigd zou zijn.
In een kort tijdsbestek werd SelfGuide volledig ingericht met de verschillende organisatiebrede instructies voor medewerkers van Waterschap Rijn en IJssel. Nick Verwaaij vertelt over hoe de organisatie de toegevoegde waarde direct ervaarde:
“We behaalden direct tijdwinst bij het maken, bewerken en actueel houden van de instructies. Daar hoor ik alleen maar positieve geluiden over. Verder was het voor medewerkers fijn dat instructies centraal op één plek staan opgeslagen in plaats van versnipperd over SharePoint, ons intranet, netwerkschijven en andere omgevingen.”
Een cruciaal element voor Waterschap Rijn en IJssel bleek het uniforme format waarin instructies in SelfGuide gemaakt worden. Het format voorkwam dat medewerkers (zoals in Word/PDF) allerlei overbodige plaatjes en lange teksten toe gaan voegen. Hierdoor zijn instructies sneller gereed, van hogere kwaliteit en gebruiksvriendelijker.
Vanuit het trainingstraject bij ExplainiT maakte een deel van de medewerkers van Waterschap Rijn en IJssel kennis met SelfGuide. Dit zorgde ervoor dat basiskennis al aanwezig was. Desondanks werd het reguliere implementatietraject voor een organisatiebrede implementatie gevolgd. Nick Verwaaij legt uit waarom dit belangrijk was:
“We werden begeleid door een vast contactpersoon bij de implementatie. Vanuit de opgestelde ‘spelregels’ voor een succesvolle implementatie gingen we met een groep key-users vanuit onze organisatie en ons contactpersoon vanuit SelfGuide gezamenlijk aan de slag. Bij de implementatie ondervonden we geen complexiteit.”
Vanuit de organisatie was het enthousiasme over SelfGuide groot. Echter kwamen daar ook direct wensen uit voort. De feedback van gebruikers is belangrijk voor de ontwikkelroadmap van SelfGuide, zodat het product blijft aansluiten bij behoeften.
Op dit moment is de servicedesk de afdeling die het meest gebruik maakt van SelfGuide binnen Waterschap Rijn en IJssel. Toepassingsgebieden voor de servicedesk zijn bijvoorbeeld gebruikers met (repeterende) vragen, projecten rondom (nieuwe) applicaties en installaties van nieuwe devices. Nick Verwaaij kreeg hier onlangs zelf mee te maken:
“Nadat ik mijn nieuwe laptop ontving, kreeg ik een mail met alle benodigde informatie over o.a. de installatie. In de mail vind je dan de links naar de verschillende relevante instructies in SelfGuide. Zelf heb ik dat als prettig en duidelijk ervaren.”
Om kwaliteit van instructies te waarborgen is er een collega verantwoordelijk voor het beoordelen van instructies. Voordat een instructie definitief beschikbaar wordt voor alle medewerkers, vindt er een check plaats om te beoordelen of de instructies in lijn zijn met het beleid op o.a. taalgebruik.
Waterschap Rijn en IJssel is als organisatie volop in ontwikkeling. Voorbeelden zijn de overgangen naar nieuwe systemen voor HRM en Financiën. Bij de ingebruikname van deze systemen speelt SelfGuide naar verwachting een belangrijke rol. Nick Verwaaij is zelf bezig met het opzetten van een nieuwe academie:
“Ik ga zelf bezig met de WRIJ-academie (een soort Learning Management Systeem-LMS). Gezien de integratiemogelijkheden verwacht ik dat SelfGuide hierin een belangrijke plek gaat innemen. We zijn namelijk zeer tevreden over SelfGuide: het doet precies wat we willen dat het doet op een laagdrempelige en snelle wijze.”
Binnen Waterschap Rijn en IJssel is het ‘Adoptiebureau’ verantwoordelijk voor het meenemen van medewerkers in ‘het nieuwe werken’. Alle organisatiebrede projecten worden hier besproken, waarbij in samenwerking met andere betrokkenen de toepasbaarheid van SelfGuide altijd beoordeeld wordt.
