Hoe Bravis medewerkers optimaal ondersteunt bij én na software implementaties

Bravis is een ziekenhuis in West-Brabant met 2.700 medewerkers. Met hoofdlocaties in Bergen op Zoom en Roosendaal, vijf Bravispunten en een polikliniek in Etten-Leur leveren zij kwalitatief hoogwaardige zorg. Door kennis en kunde te bundelen legt de organisatie de nadruk op waar men zich graag op focust: samenwerken met zorgverleners, zorgverzekeraars en patiënten. Tegenwoordig spelen investeringen in software applicaties een steeds belangrijkere rol om de dienstverlening en de verschillende samenwerkingen te optimaliseren. Om de maximale waarde uit de software applicaties te halen is Bravis actief bezig om digitale vaardigheden en zelfredzaamheid van medewerkers te verbeteren.

Binnen Bravis leefde al langere tijd de behoefte om medewerkers op een andere manier te ondersteunen bij het gebruik van software applicaties. Bij voorgaande software implementaties werden medewerkers ondersteund met zelfgemaakte instructies in de vorm van Word-documenten met screenshots en begeleidende tekst. Carin Bolders, Adviseur Software Implementaties bij Bravis, legt uit waarom dit verre van ideaal was:

“Onze manier van instructies maken en onderhouden was een tijdrovend proces. We merkten dat de instructies initieel enthousiast geschreven werden, maar dat deze nauwelijks gebruikt werden. Mensen vergaten dat de instructies er waren en onder de beheerders van de instructies ontstond steeds meer weerstand om instructies te maken en onderhouden.”

Door de problemen met het instrueren van medewerkers slaagde Bravis er niet in om hen zelfstandig en op de juiste wijze met software applicaties te laten werken. Met de aanschaf van SelfGuide voor software instructies loste Bravis alle pijnpunten voor zowel medewerkers als beheerders van instructies op.

De organisatiebrede implementatie van AFAS werd het eerste project van Bravis waarbij SelfGuide actief werd ingezet. Eén van de slagingsfactoren van een software implementatie is bij Bravis namelijk het succesvol instrueren van gebruikers. Katja Hop, Functioneel Beheerder bij Bravis, legt uit wat daarin de rol van SelfGuide was:

“Bij de AFAS-implementatie hebben key-users instructies gemaakt met SelfGuide. Waar ons dit voorheen meerdere weken kostte bij een implementatie waren we nu in staat om dit tijdens de andere projectwerkzaamheden te doen. We hoefden geen tijd voor het maken van instructies te reserveren, terwijl dit voorheen een tijdrovend proces was.”

Het grote voordeel voor Bravis was nu dat er meer focus op de implementatie zelf gelegd kon worden. Uiteindelijk zorgde dit ervoor dat zowel de technische als functionele kant meer dan soepel verliep in de ogen van het projectbetrokkenen.

Voor AFAS-gebruikers binnen Bravis waren de instructies op één overzichtelijke en centrale plek te vinden. Daarnaast werden instructies altijd in hetzelfde gebruiksvriendelijke SelfGuide format gemaakt. Carin Bolders en Katja Hop vertellen daarover het volgende:

“We kregen veel positieve geluiden vanuit de organisatie over het gebruiksvriendelijke format. Er kwamen vrijwel geen vragen over de werking van SelfGuide en de gemaakte instructies. Gebruikers kunnen altijd en overal aan de hand van een SelfGuide instructie stapsgewijs zien welke handelingen uitgevoerd dienen te worden.”

Ook de beheerders van AFAS-instructies willen niet meer zonder SelfGuide. Binnen AFAS worden regelmatig zaken aangepast, waardoor instructies ook geactualiseerd moesten worden. Naast het razendsnel maken van instructies gaat ook het onderhouden ervan eenvoudig. Katja Hop hoort steeds vaker van collega’s bij een wijziging van een applicatie ‘ik maak of actualiseer wel even snel een instructie in SelfGuide om deze met iedereen te delen’.

Bij de AFAS-implementatie zijn veel medewerkers van Bravis al in aanraking met SelfGuide gekomen, maar dat zal in de toekomst alleen maar verder toenemen. Bij toekomstige projecten rondom software applicaties wordt altijd gekeken of SelfGuide van toegevoegde waarde is. Dit zorgt voor een verdere integratie in de organisatie. Carin Bolders vertelt hierover dat dit ook vanzelf gaat:

“Collega’s waaraan SelfGuide nog niet eens officieel geïntroduceerd was, komen al met een positieve terugkoppeling over de inzet en het gebruik ervan. Dat bevestigt dat we een goede keuze hebben gemaakt om SelfGuide in gebruik te nemen.”

Ondertussen is ook de servicedesk actief aan de slag gegaan met SelfGuide. De servicedesk zet instructies in om de meest voorkomende vragen van gebruikers rondom applicaties te beantwoorden.