Omnia Wonen, een woningcorporatie met circa 9.000 woningen in 11 gemeenten binnen de woningmarktregio’s Amersfoort en Noord-Veluwe, heeft door het centraliseren van informatie de adoptiegraad van applicaties verhoogd en de druk op de interne helpdesk verminderd (1). Dankzij SelfGuide werken medewerkers efficiënter en hebben zij sneller toegang tot actuele informatie, wat het onboarden van nieuwe medewerkers makkelijker maakt.
Omnia Wonen is een woningcorporatie die zich inzet voor kwalitatieve en betaalbare huisvesting in de regio’s Amersfoort en Noord-Veluwe. Met een portfolio van circa 9.000 woningen ondersteunt Omnia Wonen huurders en medewerkers door te investeren in digitale oplossingen zoals SelfGuide, waarmee ze zowel de dienstverlening als de interne processen optimaliseren.
Voordat Omnia Wonen informatie ging centraliseren, was deze verspreid over verschillende platforms. Medewerkers moesten handmatig en tijdrovend zoeken naar de juiste gegevens, wat de efficiëntie verlaagde en zorgde voor een hogere werkdruk bij de interne helpdesk. Dit verspreid opslaan van informatie maakte het inwerken lastiger, omdat nieuwe medewerkers langer moesten zoeken naar wat ze nodig hadden. Victor Wildschut, Teamleider I&A, geeft aan:
“Bij de overstap bleek dat de adoptiegraad binnen Omnia Wonen erg laag was. Er werd na livegang nog lang verlangd naar de oude, vertrouwde manier van werken omdat collega’s het oude ERP-systeem gewend waren”
Omnia Wonen koos voor SelfGuide om alle relevante informatie op één centrale plek beschikbaar te maken. Hierdoor hebben medewerkers snel en eenvoudig toegang tot actuele gegevens en wordt de druk op de helpdesk verlicht. Dit systeem maakt het mogelijk om vanaf het dashboard in het ERP-systeem direct toegang te krijgen tot stapsgewijze instructies, inclusief visuele ondersteuning. Victor Wildschut licht toe:
“We hebben veel aandacht besteed aan de communicatie met de organisatie, bijvoorbeeld middels maandelijkse briefings over de voortgang van de migratie.”
Medewerkers beschikken nu over een centrale bron die hen in staat stelt efficiënter en zelfstandiger te werken. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar vermindert ook de afhankelijkheid van de helpdesk. Het platform speelt daarnaast een belangrijke rol bij de onboarding, doordat nieuwe medewerkers snel toegang hebben tot alle benodigde informatie. Victor Wildschut merkt op:
“Na een release merken we dat medewerkers steeds sneller zelfstandig kunnen werken, mede dankzij de visuele instructies in SelfGuide. Deze stapsgewijze ondersteuning zorgt ervoor dat ze snel antwoorden vinden, en dankzij de eenvoudige aanpasbaarheid van SelfGuide kunnen proceseigenaren bij veranderingen gemakkelijk updates toevoegen met nieuwe screenshots. Zo blijft de informatie altijd actueel en direct toepasbaar.”
Om de kwaliteit en actualiteit van de instructies in SelfGuide te waarborgen, reserveert Omnia Wonen standaard tijd voor proceseigenaren om de instructies te controleren en bij te werken. Dit structurele onderhoud zorgt ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot de meest recente en relevante informatie, wat zowel de efficiëntie als de betrouwbaarheid van het systeem ten goede komt. Victor Wildschut legt uit:
“De centralisatie van procesinformatie vraagt wel om tijd en energie van de proceseigenaren. Daarom blokken we standaard tijd in bij de proceseigenaren om hiermee aan de slag te gaan. De hoeveelheid tijd verschilt per functie en proces, maar denk aan één of twee dagen per maand.”
Omnia Wonen blijft investeren in digitale toegankelijkheid en wil in de toekomst verder automatiseren en self-service-opties ontwikkelen. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om zelfstandig informatie te vinden, specifiek gericht op hun functie. Dit draagt bij aan een efficiënter onboardingsproces en hogere medewerkerstevredenheid. Wildschut legt uit:
“We werken eraan om iedere medewerker via een dashboard toegang te verlenen tot de processen binnen SelfGuide die relevant zijn voor zijn of haar functie. Dit maakt het inwerken van nieuwe collega’s een stuk simpeler en efficiënter.”
(1) Wildschut, Victor. Centralisatie informatie verhoogt adoptiegraad en vermindert druk op de interne helpdesk, CorporatieGids.
