Aveleijn biedt zorg, ondersteuning en behandeling aan mensen met een verstandelijke beperking. Om interne processen te vereenvoudigen koos Aveleijn voor Nedap Ons® als nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). De inzet van SelfGuide bleek cruciaal bij de succesvolle ingebruikname van het systeem.
Almeer dan 55 jaar biedt Aveleijn zorg, ondersteuning, behandeling en advies aan kinderen, jongeren, volwassenen en senioren met een verstandelijke beperking of een lage sociale redzaamheid. Met tachtig locaties in de gemeente Berkelland en de veertien Twentse gemeenten is de organisatie regionaal sterk verankerd. Aveleijn maakt integraal onderdeel uit van de lokale samenleving en helpt cliënten de maatschappij zoveel mogelijk te begrijpen, zodat ze er positief deel van uit kunnen maken. Met de implementatie van een nieuw ECD, Nedap Ons®, streeft Aveleijn ernaar om interne processen verder te verbeteren. Hierbij was het van belang om medewerkers optimaal te begeleiden in het gebruik.
Voor Aveleijn waren twee behoeften doorslaggevend bij de beslissing om Nedap Ons® als nieuw ECD in gebruik te nemen: hogere gebruiksvriendelijkheid en minder administratieve lasten. Het uiteindelijk doel hiervan was om medewerkers meer tijd over te laten hebben voor cliënten. Als adviseur ICT was Mara Kremer nauw betrokken bij de implementatie van Nedap Ons®:
“Het instrueren en begeleiden van medewerkers bij een ECD-implementatie is cruciaal, maar tegelijkertijd ook een enorme uitdaging. Binnen Aveleijn willen we dat doen op een manier die past bij onze medewerkers.”
Onvoldoende begeleiding van medewerkers bij een ECD-implementatie zorgt voor angst en afkeer richting het nieuwe systeem. Aveleijn was er alles aan gelegen om dat te voorkomen.
Lessen uit eerdere ECD-implementaties zorgden ervoor dat Aveleijn de implementatie van Nedap Ons® anders aan wilde gaan pakken. Eén van de belangrijke conclusies was dat voornamelijk eigen medewerkers betrokken dienden te zijn in plaats van externe partijen die later weer verdwijnen. Dit leidde Aveleijn volgens Mara Kremer en haar collega Marloes Brokers ook naar SelfGuide:
“Wij wilden zelf kwalitatief instructiemateriaal maken. Daarvoor beschikten we nog niet over de gewenste tooling. Het is zonder tooling namelijk tijdrovend en foutgevoelig om eigen filmpjes en pdf’jes te maken. De eenvoud en snelheid waarmee je instructiemateriaal maakt én onderhoudt met SelfGuide is echt indrukwekkend.”
In het projectplan werd het maken van instructiemateriaal in SelfGuide succesvol geïntegreerd. Medewerkers van Aveleijn waren na afloop lovend over het feit dat het instructiemateriaal werd gemaakt door eigen medewerkers met kennis van de organisatie.
Aveleijn maakte onderscheid tussen een harde en zachte kant bij de ECD-implementatie. De zachte kant slaat op het enthousiasmeren van medewerkers en het geven van uitleg over gemaakte keuzes, terwijl de harde kant beschrijft hoe het ECD tot op het laagste niveau gebruikt dient te worden. Mara Kremer vertelt waarom eigen instructiemateriaal hierbij cruciaal is:
“Vaak hoor je bij implementaties dat een nieuw systeem heel eenvoudig in gebruik is. In de praktijk zien we dat een implementatie kan leiden tot angst en paniek bij medewerkers, dat wil je voorkomen!”
Vanaf het eerste moment zijn medewerkers meegenomen bij de ECD-implementatie en werd er geïnvesteerd in eigen instructiemateriaal. De verbeterde ondersteuning aan medewerkers zorgde er in de praktijk voor dat de servicedesk nauwelijks vragen kreeg. Daarnaast klinken vanuit de verschillende locaties enthousiaste geluiden over het nieuwe ECD en het gemaakte instructiemateriaal.
De nieuwe aanpak van Aveleijn met voornamelijk eigen medewerkers als projectbetrokkenen en eigen trainingsmaterialen als belangrijke pijlers pakte in de praktijk geweldig uit. Mara Kremer legt uit dat SelfGuide onmisbaar was in de projectaanpak:
“Zonder SelfGuide hadden we waarschijnlijk alleen een introductiefilmpje voor medewerkers gehad. Nu konden we zelfs een volledige methodische cirkel met links naar relevant instructiemateriaal ontwikkelen. Medewerkers vonden het format van het instructiemateriaal in SelfGuide laagdrempelig en gebruiksvriendelijk.”
De methodische cirkel is door eigen medewerkers ontwikkeld volgens de visie van Aveleijn. Juist dat maakt het zo krachtig. Voor Aveleijn is het namelijk belangrijk dat medewerkers werkgeluk ervaren, zodat zij in staat zijn om de beste zorg te geven aan cliënten.
Door de succesvolle ECD-implementatie wordt SelfGuide inmiddels ook breder toegepast binnen Aveleijn. Zo werden met behulp van instructiemateriaal in SelfGuide 800 nieuwe telefoons probleemloos uitgedeeld en worden vragen rondom cliëntportaal CAREN voorkomen middels de dynamische hulpkaart 'Stappenplan CAREN''.
In de toekomst staat op de planning dat SelfGuide voor nog meer doeleinden gebruikt gaat worden, zoals: instructiemateriaal voor AFAS, integratie met het LMS en trainingen voor onboarding.
