PRIVACY STATEMENT

Versie: december 2024

Op verschillende momenten leggen we persoonsgegevens van je vast, bijvoorbeeld waarneer je ons product gebruikt of de website bezoekt. We vinden het belangrijk om jouw privacy daarbij goed te respecteren. Op deze pagina leggen we onder meer uit welke gegevens we vastleggen en voor welke doeleinden we dat doen.

Heb je vragen dan kun je ons bereiken op privacy@selfguide.com.

Wie zijn wij?

Wij zijn SelfGuide B.V.(hierna SelfGuide), de organisatie achter het product SelfGuide. Je vindt ons aan de John Maynard Keynesstraat 351 in Hengelo. We zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69222975.

Welke gegevens houden we bij en waarom?

De situatie bepaalt welke persoonsgegevens we daadwerkelijk vastleggen en waarom we dit doen. Voor elke situatie is hieronder uiteengezet welke gegevens we verwerken en met welk doel.

Als je onze website bezoekt:

Dan verzamelen we gegevens over hoe je bij onze website komt, het device waarmee je onze website bezoekt en de interactie met onze website. Hieronder valt onder meer het tijdstip, de pagina’s die je bekijkt, welke browser je gebruikt, welk type apparaat je gebruikt en de geografische regio van waaruit je de website bezoekt. Bij het bezoeken van de website bepaal je zelf, aan de hand van cookies, welke gegevens we van jou mogen gebruiken.
We gebruiken deze gegevens voor statistieken over het gebruik van onze website, het verbeteren van onze website en het verbeteren van onze marketingcampagnes.

Als je een nieuwsbrief van ons ontvangt:

Dan hebben we je contactgegevens opgeslagen omdat je een gebruiker bent van ons product en/of omdat je zelf hebt aangegeven dat je een nieuwsbrief wilt ontvangen. Wens je een nieuwsbrief niet meer te ontvangen dan is het mogelijk je uit te schrijven middels de link onderaan de e-mail, je schrijft je dan uit voor die specifieke nieuwsbrief.
We gebruiken jouw contactgegevens om je de nieuwsbrief toe te kunnen sturen en te personaliseren, we houden je op die manier op de hoogte van relevante informatie.

Als je ons product gebruikt:

Dan verzamelen we gegevens (telemetrie data) over het device waarmee je ons product gebruikt, de interactie met het product, eventuele fouten die optreden in het product en de performance van het product. De gegevens die we van je verzamelen zijn waar mogelijk geanonimiseerd en anders zoveel mogelijk gepseudonimiseerd.
We gebruiken deze gegevens om beter te weten hoe ons product wordt gebruikt, het product te verbeteren en je waar nodig te ondersteunen in het gebruik van ons product.

Daarnaast gebruiken we je contactgegevens om je per e-mail te notificeren vanuit het product (bijvoorbeeld over feedback), je op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen en informatie, als ook om je uit te kunnen nodigen voor door ons georganiseerde events. Je kunt je te allen tijde uitschrijven onderaan de e-mail indien je deze e-mails niet meer wenst te ontvangen.
We gebruiken je contactgegevens in dit geval voor functionaliteit in het product en om te zorgen dat je op de hoogte blijft van onze producten en diensten.

Voor het opstellen en uitvoeren van de overeenkomst hebben we je gegevens nodig, denk aan de naam van de organisatie, voornaam, achternaam, functietitel en adres informatie.
Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de offerte, de totstandkoming van de overeenkomst, het uitvoeren van de facturatie en het afhandelen van eventuele geschillen.

Als je gebruik maakt van ondersteunende diensten:

Voor ondersteunende diensten (bijvoorbeeld consultancy, een training of een webinar) hebben we contactgegevens nodig van jou (en eventuele betrokken personen) voor het inplannen van de dienst en het daadwerkelijk uitvoeren van de dienst.
We verzamelen deze gegevens om uit te voeren wat je van ons vraagt. Daarnaast bewaren we de gegevens om in de toekomst terug te kunnen kijken wat we voor jouw organisatie hebben uitgevoerd.

Als je contact met ons opneemt of een relatie met ons hebt:

Dan hebben we je contactgegevens nodig. Dat kan zijn je voornaam en achternaam, je e-mail adres, je telefoonnummer en de organisatie waar je werkt. De daadwerkelijke gegevens zijn afhankelijk van het contact. Voor het plannen van een demo hebben we andere gegevens nodig dan het uitrollen van een trial omgeving.
Allereerst gebruiken we deze gegevens om te reageren en je vraag of verzoek af te handelen. Daarnaast verzamelen we deze informatie om je in de toekomst beter van dienst te kunnen zijn.

Als je aan ons gelieerde web pagina’s bezoekt:

Van gelieerde webpagina’s (bijvoorbeeld onze LinkedIn en Facebook pagina) ontvangen we, op anonieme basis, informatie over je bezoek. Als je een bericht of iets dergelijks achterlaat dan verwerken we het bericht samen met jouw contactgegevens.
Deze informatie gebruiken we enerzijds om jouw bericht te verwerken en daarnaast om inzicht te krijgen over het gebruik van de webpagina’s.

Op basis van welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

We verwerken de beschreven gegevens op basis van één of meerdere redenen:

Uitvoering van de overeenkomst
Toestemming van de gebruiker
Gerechtvaardigd belang

Hoe hebben we jouw gegevens beveiligd?

We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens, daarvoor hebben we technische en organisatorische maatregelen genomen. De genomen maatregelen hebben we gekozen op basis van de gevoeligheid van de gegevens, de risico’s die daaraan verbonden zijn, technologie die beschikbaar is en de kosten voor het toepassen van de maatregel.

De geïmplementeerde maatregelen en gemaakte keuzes worden met regelmaat geëvalueerd en indien nodig worden de maatregelen aangepast.

Wie kunnen er bij je gegevens? Met wie delen we je gegevens?

Alleen mensen die werken voor SelfGuide kunnen bij je gegevens indien ze de gegevens ook daadwerkelijk nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken.

Het delen van gegevens buiten onze organisatie doen we zo min mogelijk en alleen wanneer het nodig is, bijvoorbeeld:

Als dit wettelijk verplicht is.
Denk aan de rechtelijke macht of een belastinginspecteur die gegevens opvraagt.
Als dit past bij, of nodig is voor, de doelen waarvoor we je gegevens vastleggen en dit toegestaan is
Bijvoorbeeld het delen van een e-mail adres met een mail service dienst om je de nieuwsbrief te sturen.
Als een partner van ons je gegevens nodig heeft voor het uitvoeren van een dienst.
Het kan bijvoorbeeld zijn dat wij samen met een partner samen verantwoordelijk zijn voor de geleverde dienst.

Het verkopen of verhuren van je gegevens doen we uiteraard niet.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Gegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we de gegevens hebben vastgelegd. Zo moeten we voor de Belastingdienst facturen, met daarin mogelijk persoonsgegevens, bewaren. We houden ons aan deze wettelijke termijnen.

De termijnen die we hanteren:

Wettelijk termijn indien nodig, bijvoorbeeld 10 jaar voor facturen.
Gebuikersaccounts voor de totale duur van de overeenkomst inclusief de exit periode.
Backups voor disaster recovery doeleinden bewaren we 21 dagen. Verwijderde gegevens zijn na deze periode definitief en volledig verwijderd.
De termijn dat we contactgegevens bewaren is afhankelijk van het doel. Voor een support vraag is dit bijvoorbeeld gedurende de afhandeling, voor een nieuwsbrief is dat zo lang je ingeschreven blijft.

Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy?

De privacy wetgeving geeft je rechten, zo kun je ons:

Vragen om inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
Vragen om gegevens die onjuist zijn te laten corrigeren, te verwijderen of af te schermen.
Vragen om gebruik van je gegevens te beperken.
Vragen om gegevens aan jou over te dragen.
Laten weten dat je bezwaar hebt tegen de gegevens die we van jou verwerken

Een eerder gegeven toestemming voor het verwerken van gegevens kun je later altijd weer intrekken. Het kan voorkomen dat we na het intrekken van de toestemming dezelfde gegevens alsnog verwerken alleen voor een ander doel en met een andere grondslag.

Gaat het voor je gevoel echt niet zoals het zou moeten dan heb je uiteraard altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kun je gebruik maken van bovenstaande rechten?

Wil je bepaalde e-mails niet meer ontvangen (bijvoorbeeld de nieuwsbrief) dan heb je zelf de mogelijkheid je uit te schrijven onderaan de e-mail.

Je gebruikersaccount in het product kan verwijderd worden door de beheerder van de SelfGuide omgeving. Neem hiervoor contact op met de beheerder.

Voor andere vragen of verzoeken, neem contact op met privacy@selfguide.com.

‍