Instructies zijn essentieel voor een optimale procesuitvoering. Duidelijke instructies helpen werknemers hun taken nauwkeurig en efficiënt uit te voeren, wat leidt tot hogere productiviteit en minder fouten. In deze blog bespreken we de kenmerken van effectieve instructies en hoe deze significant bijdragen aan de prestaties van werknemers.
Een instructie moet duidelijk en beknopt zijn. Gebruik eenvoudige taal zonder onnodig vakjargon of ingewikkelde zinnen. Werknemers moeten in één oogopslag kunnen begrijpen wat er van hen verwacht wordt. Korte zinnen en het gebruik van een actieve schrijfstijl helpen hierbij. Een voorbeeld hiervan is “Maak een nieuw account aan” in plaats van "Er moet een nieuw account aangemaakt worden".
Een stapsgewijze instructie zorgt voor een logische opbouw. Elke stap moet onderscheidend en duidelijk zijn voor medewerkers om het proces gemakkelijk te kunnen volgen. Dit kan worden ondersteund door visuele hulpmiddelen zoals afbeeldingen, diagrammen en video's die complexe handelingen visueel ondersteunen. Door het nummeren van elke stap wordt de volgorde duidelijk en blijft het proces overzichtelijk.
Een instructie moet op het juiste detailniveau beschreven zijn om misverstanden te voorkomen. Dit betekent dat elke handeling duidelijk beschreven moet worden. In plaats van te zeggen "Klik op het icoon om de vergadering te starten," specificeer "Klik op het Teams icoon in Outlook om de vergadering in Teams te starten.”
Een instructie moet voor een werknemer eenvoudig te vinden zijn en te allen tijde toegankelijk. Een centrale database, SaaS-tool of mobiele app kan hierbij helpen, zodat werknemers altijd toegang hebben tot de meest recente versie van de instructies. Toegankelijke instructies zorgen ervoor dat werknemers snel de benodigde informatie kunnen vinden en direct aan de slag kunnen.
Een instructie moet in een snel veranderende wereld eenvoudig aan te passen zijn. Dit betekent dat ze regelmatig beoordeeld en bijgewerkt moeten worden om effectief te blijven. Door periodieke herzieningen in te plannen en feedback van werknemers te verwerken, worden instructies continu verbeterd.
Verschillende (SaaS-)tools zijn beschikbaar om organisaties te helpen bij het maken, onderhouden en delen van instructies. SelfGuide is de #1 tool voor software instructies. Organisaties uit branches als de overheid, zorg en dienstverlening maken volop gebruik van brede inzetbaarheid van de tool. De toegevoegde waarde die zij ervaren is zichtbaar in o.a. hogere zelfredzaamheid van werknemers, hogere gebruiksadoptie van (nieuwe) softwareapplicaties) en versnelde onboarding van werknemers.
Deze waarde ervaren zij door unieke voordelen als:
