5 Tips om procesdocumentatie toegankelijk te maken voor iedereen

Goede procesdocumentatie draag bij aan soepele workflows binnen organisaties. Maar hoe zorg je ervoor dat deze documentatie toegankelijk en bruikbaar is voor iedereen, ongeacht hun rol, technische kennis of achtergrond? Hier zijn vijf praktische tips op procesdocumentatie begrijpelijk en toegankelijk te maken.

1. Gebruik eenvoudige en helder taalgebruik

Een veelgemaakte fout bij het maken van procesdocumentatie is het gebruik van jargon of complexe termen. Niet iedereen in jouw organisatie is een expert in technische termen of bedrijfsjargon. Gebruik daarom eenvoudige, begrijpelijke taal en korte zinnen.

Een goed uitgangspunt is om de uitleg te schrijven alsof je het aan een nieuwe medewerker uitlegt die net begint. Vermijd afkortingen en gebruik indien nodig een verklarende woordenlijst.

Lees ook hoe SelfGuide kan helpen bij het inwerken van nieuwe collega’s.

2. Visuele ondersteuning

Afbeeldingen, diagrammen en video’s kunnen vaak meer duidelijkheid bieden dan alleen tekst. Met SelfGuide kun je bijvoorbeeld automatisch schermafbeeldingen genereren die precies laten zien hoe een bepaalde handeling uitgevoerd moet worden.

Voordelen hiervan:

• Gebruikers kunnen de stappen visueel volgen op eigen tempo.
• Minder ruimte voor interpretatiefouten.
• Snellere leercurves voor nieuwe processen.

Deze visuele ondersteuning maakt de documentatie niet alleen toegankelijker, maar ook aantrekkelijker om te gebruiken.

3. Structureer je documentatie logisch

Een overzichtelijke indeling helpt gebruikers snel de informatie te vinden die ze nodig hebben. Zorg daarom voor een logische structuur en bundel eventueel verschillende instructies in een handleiding. Gebruik de volgende opmaak om de documentatie helder te houden:

• Hoofdstukken en subkoppen om secties duidelijk af te bakenen.
• Genummerde lijsten voor de stappen in een proces.

Een overzichtelijke indeling, gecombineerd met concrete instructies, helpt gebruikers snel de benodigde informatie te vinden en zorgt ervoor dat ze het proces effectief kunnen volgen.

4. Operationaliseer procesbeschrijvingen met concrete Instructies

Procesbeschrijvingen bepalen vaak "wat" er binnen de organisatie gedaan moet worden, maar laten de vraag "hoe" vaak onbeantwoord. Met tools zoals SelfGuide kun je eenvoudig concrete instructies toevoegen aan procesbeschrijvingen. Deze instructies beschrijven stap voor stap hoe handelingen uitgevoerd moeten worden, ondersteund door automatisch gemaakte schermafbeeldingen.

Voordelen:

• Betere borging van kennis en processen.
• Duidelijke richtlijnen voor medewerkers.
• Efficiënte en foutloze uitvoering van processen.
• Door instructies te koppelen aan procesbeschrijvingen ontstaat een praktische handleiding die direct bruikbaar is in de dagelijkse praktijk.

5. Maak het interactief en gemakkelijk bij te werken

In een dynamische werkomgeving is het cruciaal dat procesdocumentatie eenvoudig te onderhouden is. Met SelfGuide kunnen instructies snel worden bijgewerkt wanneer processen veranderen. De digitale en interactieve aard van de documentatie maakt deze overal toegankelijk, of het nu op een laptop, tablet of smartphone is.

Voordelen:

• Altijd up-to-date informatie.
• Gebruiksvriendelijk voor medewerkers op alle niveaus.
• Geschikt voor uiteenlopende apparaten en werkplekken.
• Periodieke evaluaties in te plannen.

Met deze tips kun je procesdocumentatie toegankelijker maken voor iedereen binnen je organisatie. Wil je zien hoe eenvoudig het is om dit in de praktijk te brengen? Probeer het tijdens een gratis trial SelfGuide en ontdek hoe je snel en effectief je documentatie kunt verbeteren en je team efficiënt kunt inwerken.