Processen vastleggen: Hoe doe je dat?

Het documenteren van processen zorgt voor efficiënter werken, minder fouten en een hogere kwaliteit. In deze blog bespreken we best practices voor het vastleggen van processen en wat de voordelen zijn van procesdocumentatie.

Waarom processen vastleggen?

Processen vormen de ruggengraat van elke organisatie. Het vastleggen van processen zorgt voor:

• Consistentie en Continuïteit: Taken worden op dezelfde manier uitgevoerd, ongeacht door wie of wanneer ze worden uitgevoerd.
• Efficiëntie: Taken worden sneller uitgevoerd door duidelijkheid en richting te bieden.
• Kwaliteitsborging: Taken worden beter uitgevoerd door standaardprocedures te definiëren en te volgen.
• Training en Onboarding: Taken worden sneller eigen gemaakt door nieuwe medewerkers door hen duidelijke richtlijnen en procedures te bieden.

Stappen voor het vastleggen van processen

Het documenteren van processen hoeft geen complexe taak te zijn. Volg deze stappen voor een gestructureerde en effectieve aanpak:

1. Identificeer processen

Bepaal welke processen gedocumenteerd moeten worden. Begin met de kernprocessen die cruciaal zijn voor de dagelijkse operaties van je organisatie.

2. Verzamel informatie‍

Spreek met de medewerkers die betrokken zijn bij de processen. Zij hebben waardevolle inzichten in hoe de taken momenteel worden uitgevoerd en waar mogelijke verbeterpunten liggen.

3. Definieer de stappen

Beschrijf elke stap in het proces op het juiste detailniveau. Gebruik eenvoudige en duidelijke taal om ervoor te zorgen dat iedereen de instructies kan volgen. Vermijd vakjargon en technische termen die verwarring kunnen veroorzaken.

4. Visualiseer het proces

Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals flowcharts, diagrammen en checklists. Dit helpt om complexe processen op een eenvoudige en overzichtelijke manier te presenteren.

5. Documenteer verantwoordelijkheden

Wijs duidelijk verantwoordelijkheden toe aan elke stap van het proces. Dit helpt om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

6. Test en verbeter

Voer de gedocumenteerde processen uit en verzamel feedback van de betrokken medewerkers. Identificeer knelpunten en maak de nodige aanpassingen om het proces te optimaliseren.

7. Onderhoud en update

Processen kunnen natuurlijk veranderen. Zorg ervoor dat de documentatie regelmatig wordt bijgewerkt om de actuele werkwijze te weerspiegelen.

Voordelen van procesdocumentatie

Het vastleggen van processen biedt tal van voordelen voor je organisatie:

• Betere communicatie: Duidelijke documentatie verbetert de communicatie binnen teams en tussen afdelingen.
• Verhoogde efficiëntie: Standaardprocedures verminderen de tijd die nodig is om taken uit te voeren en minimaliseren fouten.
• Eenvoudigere training: Nieuwe medewerkers kunnen sneller en effectiever worden ingewerkt met behulp van gedocumenteerde processen.
• Verbeterde compliance: Het naleven van wettelijke en regelgevende vereisten wordt eenvoudiger met goed gedocumenteerde procedures.
• Meer flexibiliteit: Een goed begrip van de processen stelt je in staat om sneller te reageren op veranderingen en aanpassingen door te voeren.

Tools voor procesdocumentatie

Procesdocumentatie vertelt een medewerker exact hoe een proces moet worden uitgevoerd. Vaak maken organisaties daarvoor gebruik van instructies en handleidingen. SelfGuide is de #1 tool voor software instructies en handleidingen. Met SelfGuide behalen organisaties uit branches als dienstverlening, overheid en zorg voordelen als hogere zelfredzaamheid van medewerkers, 90% tijdsbesparing bij het maken/onderhouden van software instructies en de verbeterde vertaling van procesbeschrijving naar procesuitvoering.

‍