Digitale werkinstructies: veelbelovend voor organisaties

Werkinstructies zorgen ervoor dat medewerkers zelfstandig, efficiënt en op de juiste manier werken. Traditionele werkinstructies zijn verwerkt in PowerPoint presentaties, Word documenten, PDF bestanden en stapels papier. In het digitale tijdperk verwacht je dat traditionele werkinstructies inmiddels zijn vervangen door digitale werkinstructies, maar niets is minder waar. Ontdek waarom dit een gemiste kans is voor organisaties.

Waarom werkinstructies van groot belang zijn

Werkinstructies bepalen hoe een medewerker zijn/haar taken uitvoert. Wanneer de uitvoering van taken doormedewerkers op de juiste en efficiënte manier gebeurd, dan realiseert de organisatie kwaliteits- en efficiëntie verbeteringen. Echter, om dit te realiseren moeten medewerkers de werkinstructies begrijpen en daadwerkelijk gebruiken. Aan organisaties de taak om serieus met werkinstructies bezig te zijn, aangezien uit onderzoek blijkt dat 90% van de traditionele werkinstructies gebruikers geen gewenste oplossing biedt.

‍

Problemen met traditionele werkinstructies

Zowel voor gebruikers, de ontwerpers, als de organisatie zorgen traditionele werkinstructies voor veel frustratie. Gebruikers worden veelvuldig geconfronteerd met verouderde en onbegrijpelijke werkinstructies die niet centraal staan opgeslagen. Voor ontwerpers is het een tijdrovend proces om werkinstructies in bijvoorbeeld Word of PowerPoint te maken en vervolgens te onderhouden. Tot slot hebben organisaties geen inzicht in het gebruik van de werkinstructies. Hierdoor is er onvoldoende inzicht in de uitvoering van processen door medewerkers.

‍

Wat zijn digitale werkinstructies?

Digitale werkinstructies zijn digitaal gecreëerde werkinstructies. Om hiervan te profiteren is een centrale beheer omgeving wenselijk. In een dergelijke omgeving kunnen digitale werkinstructies bewerkt en actueel gehouden worden. Middels software is het ook mogelijk om digitale werkinstructies altijd en overal beschikbaar te stellen aan medewerkers, maar daarover later in het artikel meer.

Voordelen van digitale werkinstructies

Digitale werkinstructies bieden talloze voordelen ten opzichte van traditionele werkinstructies. We zetten vijf voordelen op een rij:

1. Eenvoudig aan te passen.
2. Versiebeheer per werkinstructie.
3. Geen papier meer nodig.
4. Alle werkinstructies op één plek.
5. Altijd actuele werkinstructies.

‍

Software voor digitale werkinstructies

Om écht te profiteren van digitale werkinstructies is gespecialiseerde software, zoals SelfGuide, noodzakelijk. Dit biedt namelijk extra voordelen ten opzichte van de eerder genoemde voordelen van digitale werkinstructies:

1. Eenvoudig en snel maken van werkinstructies.
2. Werkinstructies altijd, overal en centraal beschikbaar voor medewerkers.
3. Structureren van werkinstructies in trainingen en handleidingen.
4. Kenmerken van werkinstructies voor optimale vindbaarheid.
5. Werkinstructies altijd in hetzelfde format presenteren aan medewerkers.
6. Mogelijkheid voor medewerkers op met een druk op de knop feedback te leveren.

‍

‍

Werkinstructies maken

Het is cruciaal dat medewerkers werkinstructies begrijpen, zodat deze ook gebruikt gaan worden .Beleid voeren op werkinstructies zorgt hiervoor. De basisregels voorwerkinstructies zijn:

• Schrijf de instructie volgens het taalniveau van de medewerker.
• Zorg voor consistentie.
• Voorkom lange en onduidelijke zinnen.
• Gebruik actie-georiënteerde zinnen.

Aan de slag met (software voor) digitale werkinstructies

Op de hoogte blijven van informatie over (software voor) digitale werkinstructies? Meld je dan hieronder in de footer aan voor onze nieuwsbrief. Daarnaast staan we je graag vrijblijvend te woord met informatie over digitale werkinstructies en onze eigen oplossing: SelfGuide.