De Woonplaats is een in Enschede gevestigde woningcorporatie met ruim 20.000 betaalbare woningen in het oosten van Nederland die SelfGuide inzet voor het beter borgen van kennis en processen.
De Woonplaats is een in Enschede gevestigde woningcorporatie met ruim 20.000 betaalbare woningen in hoofdzakelijk Enschede en de Achterhoek. In de snel veranderende wereld wil De Woonplaats voorop lopen met haar 220 medewerkers. Een belangrijk onderdeel hiervan is een professionele en vooruitstrevende Informatisering & Automatisering (I&A) afdeling.
De I&A afdeling van De Woonplaats is onder meer verantwoordelijk voor het advies rondom informatietechnologie, IT-procesoptimalisatie en functioneel beheer. Sander Hilgerink, Teamleider I&A en sinds 2005 onderdeel van deze afdeling, legt uit dat het takenpakket van de I&A afdeling in de afgelopen jaren is gewijzigd en dat dit uitdagingen met zich meebracht:
“We beseften ons dat we heel veel specialistische, technische en functionele kennis hebben, maar dat deze kennis niet geborgd en centraal beschikbaar is. Kennis zit veelal in onze hoofden of is verwerkt in decentraal opgeslagen documenten.”
Het uiteindelijke doel voor de I&A afdeling van De Woonplaats is dat iedereen binnen het team over dezelfde kennis en informatie beschikt.
De I&A afdeling van De Woonplaats beschikte over weinig instructies. Daarnaast wilde men niet gaan werken met statische instructies zoals PDF documenten. Met SelfGuide maken en onderhouden medewerkers stapsgewijze instructies voor alle applicaties in één uniform format. De 10-koppige I&A afdeling van De Woonplaats beoordeelde SelfGuide positief op basis van de match met het applicatielandschap, toegevoegde waarde en tools die mogelijk hetzelfde zouden kunnen.
Het doel van de I&A afdeling van De Woonplaats is om binnen een jaar alle kennis en processen te borgen in instructies binnen SelfGuide. Borgen betekent dat kennis en processen vastgelegd worden en beschikbaar gesteld worden voor hergebruik, zodat producten en/of diensten voortdurend op een hoog kwaliteitsniveau kunnen worden aangeboden. Sander Hilgerink legt uit hoede I&A afdeling verwacht het doel te bereiken:
“De regel is dat wanneer iemand een taak uitvoert, zoals een beheertaak, waar nog geen instructie van is, deze taak uitgevoerd moet worden met de recorder van SelfGuide op de achtergrond om direct een instructie te creëren.”
Binnen De Woonplaats verloopt het gebruik van SelfGuide soepel. Vooral voor de primaire applicaties Dynamics Navision en Dynamics Empire worden instructies gemaakt. In de praktijk blijkt ook dat steeds meer instructies worden gemaakt, waardoor kennis en processen steeds beter geborgd zijn.
“Met SelfGuide kun je direct aan de slag. Het maken van een instructie gaat razendsnel. Daarnaast zijn instructies eenvoudig te vinden door de zoekfunctie, tags, applicatiekenmerken en handleidingen.”
Sinds de toevoeging van tekst annotaties binnen een instructie zijn er ook veel minder stappen nodig om iets uit te leggen.
Wanneer Sander Hilgerink gevraagd wordt naar zijn oordeel over SelfGuide dan antwoordt hij:
“SelfGuide is echt een toevoeging, iets wat we zochten. In de praktijk zie je dat een nieuwe collega nu mijn meldingen oplost aan de hand van een instructie. Ik hoor nooit dat er iets onduidelijk is.”
De concrete waarde van SelfGuide voor De Woonplaats wordt gerealiseerd door het borgen en centraal beschikbaar stellen van specialistische, technische en functionele kennis van de I&A afdeling. Voorheen werd kennis niet geborgd en kostte het creëren van een instructie veel tijd. Met SelfGuide zijn deze problemen verleden tijd.
Binnen De Woonplaats maken steeds meer medewerkers gebruik van SelfGuide. Een belangrijk onderdeel van de organisatiebrede uitrol is het maken van instructies en handleidingen voor de primaire applicatie Dynamics Empire. De toegevoegde waarde van SelfGuide wordt hierdoor voor de hele organisatie zichtbaar. Desondanks was het een bewuste keuze om eerst op kleine schaal te beginnen met de I&A afdeling. Hilgerink benadrukt:
“Vooral de TOPdesk Integratie het standaard instructiemateriaal rondom bijvoorbeeld Office spreken ons aan. We stimuleren eindgebruikers namelijk om via TOPdesk meldingen in te schieten en we krijgen regelmatig vragen over ondersteuning op het gebied van Office.”
